DSGVO-konforme Foto-Verwaltung bei Firmenevents: Der Compliance-Guide 2024
Problem: Firmenevent-Fotos fallen unter DSGVO Art. 6 (1) f (berechtigtes Interesse) UND KUG §23 (Recht am eigenen Bild). Keine Einwilligung = Abmahnung möglich.
Lösung: (1) Schriftliche Einwilligung VOR Event, (2) DSGVO-konforme Plattform (EU-Server, SSL), (3) Opt-Out Möglichkeit, (4) Daten-Löschkonzept. Bußgelder bis 20 Mio € oder 4% Jahresumsatz vermeiden!
Warum DSGVO bei Firmenevent-Fotos so kritisch ist
Seit Mai 2018 (Inkrafttreten der DSGVO) ist Event-Fotografie für Unternehmen deutlich komplizierter. Ein einziges unerlaubt veröffentlichtes Foto kann zu Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes führen.
⚠️ Achtung: Diese Fehler können teuer werden
- ❌ Fotos auf US-Servern speichern (Schrems II!)
- ❌ WhatsApp-Gruppen für Firmenfotos nutzen
- ❌ Keine schriftliche Einwilligung einholen
- ❌ Fotos ohne Löschkonzept jahrelang speichern
- ❌ Gesichter ohne Genehmigung in Social Media posten
Die 3 rechtlichen Säulen: DSGVO + KUG + ArbG
1. DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Relevante Artikel:
- Art. 6 (1) a: Einwilligung der betroffenen Person (bevorzugt!)
- Art. 6 (1) f: Berechtigtes Interesse (nur bei öffentlichen Events)
- Art. 17: Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
- Art. 13/14: Informationspflichten
2. KUG (Kunsturhebergesetz) §§ 22, 23
Das "Recht am eigenen Bild" besagt: Jede Person muss der Veröffentlichung ihres Bildes zustimmen, es sei denn:
- Person ist nur "Beiwerk" (z.B. in Menschenmenge unkenntlich)
- Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte (CEOs, öffentliche Personen)
- Bilder von Versammlungen (öffentliche Events)
Für Firmenevents gilt: Ausnahmen greifen NICHT. Einwilligung ist Pflicht!
3. Arbeitsrecht
Zusätzlich relevant bei Mitarbeiter-Events:
- § 26 BDSG: Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext
- Betriebsrat-Mitbestimmung: §87 (1) Nr. 6 BetrVG (Überwachung)
- AGG: Keine Diskriminierung durch Foto-Auswahl
Der perfekte DSGVO-konforme Workflow
Phase 1 VOR dem Event (2-4 Wochen vorher)
- Einwilligungserklärung erstellen:
- Zweck der Fotos definieren (intern, Intranet, Social Media?)
- Speicherdauer angeben
- Widerrufsrecht erwähnen
- DSGVO-konforme Datenschutzerklärung beifügen
- Unterschriften sammeln: Digital (DocuSign, HelloSign) oder Papier
- DSGVO-konforme Plattform wählen:
- ✅ Server in EU (DSGVO Art. 44-50)
- ✅ SSL/TLS-Verschlüsselung
- ✅ Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- ✅ Passwortschutz & Zugriffskontrollen
- Betriebsrat informieren: Mitbestimmungsrecht bei Foto-/Videoüberwachung
Phase 2 WÄHREND des Events
- Opt-Out Armbänder: Rote Bänder für "Bitte nicht fotografieren"
- Klare Hinweisschilder: "Achtung: Fotos werden gemacht und intern geteilt"
- Fotograf briefen: Nur Personen MIT Einwilligung fotografieren
- Upload-Plattform bereitstellen: QR-Codes für einfaches Hochladen
Phase 3 NACH dem Event (innerhalb 7 Tage)
- Fotos kuratieren: Nur genehmigte Personen freigeben
- Personen ohne Einwilligung unkenntlich machen: Gesichter verpixeln/ausschneiden
- Interne Freigabe: Nur für autorisierte Mitarbeiter
- Löschfrist setzen: Nach 1-2 Jahren automatisch löschen
Musterdokument: Einwilligungserklärung
Ich willige ein, dass [Firmenname] im Rahmen der Veranstaltung "[Event-Name]" am [Datum] Foto- und/oder Videoaufnahmen von mir anfertigt und diese wie folgt nutzt:
☐ Interne Verwendung (Intranet, interne Newsletter)
☐ Externe Verwendung (Website, Social Media, Presse)
☐ Werbezwecke (Recruiting-Material, Broschüren)
Speicherdauer: Die Aufnahmen werden für maximal [24 Monate] gespeichert und danach gelöscht.
Widerrufsrecht: Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen. Der Widerruf ist zu richten an: [datenschutz@firma.de]. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Datenschutzhinweise: Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter: [Link zur Datenschutzerklärung]
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Ort, Datum
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Unterschrift
Checkliste: DSGVO-konforme Plattform-Auswahl
✅ PhotoShare erfüllt alle DSGVO-Anforderungen:
- 🇩🇪 Server in Deutschland (Frankfurt)
- 🔒 SSL/TLS-Verschlüsselung Standard
- 📄 AVV auf Anfrage verfügbar
- 🔑 Passwortschutz & User-Blocking
- 🗑️ Granulare Löschrechte
- 📊 Export aller Fotos jederzeit
- 🛡️ ISO 27001 zertifizierte Infrastruktur
FAQ: Häufige Rechtsfragen
Fazit: DSGVO-Compliance ist machbar!
DSGVO-konforme Firmenevent-Fotografie erfordert Planung, aber sie ist absolut machbar. Die 3 Kern-Regeln:
- Immer Einwilligungen einholen (schriftlich, vor Event)
- DSGVO-konforme Tools nutzen (EU-Server, SSL, AVV)
- Löschkonzepte implementieren (nach 12-24 Monaten)
Wer diese Regeln befolgt, kann rechtssicher Firmenevents fotografieren und die Fotos intern teilen – ohne Abmahnungen oder Bußgelder fürchten zu müssen.
DSGVO-konforme Firmenevent-Fotos mit PhotoShare
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